Terminautomatik ·
Ein 45-Minuten-Termin braucht manchmal 60 Minuten Platz
Ein Rechenbeispiel für Dauer, Vor- und Nachbereitung, gemeinsame Ressourcen und die abschließende Verfügbarkeitsprüfung.
Herausgeber: Du First, Inhaber Hamid Hekmat · KI-gestützter redaktioneller Leitfaden. Rechenbeispiele nutzen fiktive Daten.
Die Angaben im Beispiel
Eine erfundene Dienstleistung dauert 45 Minuten. Vorher werden fünf Minuten Vorbereitung benötigt, danach zehn Minuten Nachbereitung. Außerdem braucht sie eine bestimmte Fachkraft und einen Raum. Der reine Kundentermin von 10:00 bis 10:45 belegt die benötigten Ressourcen damit von 09:55 bis 10:55.
Verfügbarkeit als Schnittmenge
Ein freier Raum von 09:30 bis 11:00 reicht nicht, wenn die Fachkraft erst ab 10:00 verfügbar ist und selbst die Vorbereitung erledigen muss. Ebenso passt eine freie Fachkraft nicht zu einem bereits belegten Raum. Der Ablauf muss die für die jeweilige Leistung erforderlichen Ressourcen gemeinsam prüfen.
Ein Vorbereitungsblock kann nur dann anders zugeordnet werden, wenn der Betrieb diese Verantwortung ausdrücklich festgelegt hat. Ein Werkzeug darf diese betriebliche Regel nicht erraten.
Drei gezielte Gegenproben
- Ein anderer Termin endet um 10:00: Die Vorbereitung ab 09:55 überschneidet sich und der gewünschte Start ist ungeeignet.
- Der Raum ist erst ab 10:15 frei: Eine Bestätigung für 10:00 ist trotz freier Fachkraft falsch.
- Zwei Personen wählen denselben freien Start: Der Kalender muss beim endgültigen Speichern erneut prüfen und genau eine passende Belegung zulassen.
Zeitzone gehört zum Auftrag
Für das spätere System werden Zeitpunkt und betriebliche Zeitzone gemeinsam übergeben. Ein bloßer Text wie „Sonntag 02:30“ kann bei einer Zeitumstellung ungeeignet oder mehrdeutig sein. Der Kalenderdienst muss solche Eingaben eindeutig klären. Der lokale Planer führt diese Zeitzonen- und Kalenderprüfung nicht aus.
Änderung und Stornierung mitdenken
Beim Umbuchen muss eine Regel festlegen, wann die alte Belegung freigegeben wird. Scheitert die neue Buchung, darf nicht unbemerkt der bisherige Termin verschwinden. Eine wiederholte Stornierung darf dieselbe Belegung nicht mehrfach verändern.
Zur Abnahme gehören daher Slot-Prüfung, eindeutige Bestätigung, erneute identische Anfrage, Umbuchung und Stornierung im isolierten Testkalender. Ein heruntergeladener Zeitplan ist eine Planungsgrundlage und kein Nachweis einer echten Reservierung.